Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 13 mai 2024

1. Contexte

Cette politique a pour but de protéger les renseignements personnels et de définir comment Gestion Virtuelle MP les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les supprime ou les gère d’une autre manière. Elle a aussi pour but d’informer toute personne concernée sur la façon dont Gestion Virtuelle MP traite leurs renseignements personnels. Elle s’applique également au traitement des renseignements personnels obtenus par Gestion Virtuelle MP grâce à un moyen technologique.

2. Application et définition

Cette politique concerne Gestion Virtuelle MP et toutes les personnes qui agissent en son nom, telles que ses dirigeants, employés, consultants, bénévoles ou autres fournisseurs de services. Elle s’applique aussi au site internet de Gestion Virtuelle MP qui est https://www.gestionvirtuelle.com.

Elle concerne toutes les catégories de renseignements personnelles traitées par Gestion Virtuelle MP, qu’il s’agisse des renseignements de ses clients, actuels ou potentiels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toute autre personne (comme les internautes qui visitent ses sites web ou autre).

Un renseignement personnel est défini, pour les présentes, comme un renseignement qui se rapporte à une personne physique et qui permet de l’identifier, directement ou indirectement. Il peut s’agir, par exemple, du prénom, du nom, de l’adresse postale, de l’adresse électronique, du numéro de téléphone, du genre, du numéro d’assurance social, la date de naissance, de renseignements bancaires d’une personne, ou encore de renseignements liés à sa santé, les études ou historique de son emploi, son origine ethnique, etc.

3. Consentement, collecte et utilisation

Dans le cadre de ses activités, Gestion Virtuelle MP peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignement que Gestion Virtuelle MP pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués ci-dessous.

Gestion Virtuelle MP applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :

Consentement :

Gestion Virtuelle MP recueille des renseignements personnels directement et avec l’accord de la personne concernée, sauf exception légale. Le consentement peut être implicite si la personne fournit ses renseignements personnels après avoir lu cette politique pour les fins qu’elle indique. Cette politique et son contenu sont disponibles à la personne concernée lors de la collecte de renseignements personnels.

Collecte :

Gestion Virtuelle MP ne recueille que les informations qui sont pertinentes pour ses activités. En outre, il ne recueille que la quantité d’information nécessaire pour atteindre son but.

Gestion Virtuelle MP vous informe que ses services ne sont pas destinés aux personnes mineures, et dans l’ensemble, Gestion Virtuelle MP ne collecte pas délibérément de renseignements personnels relatives à des mineurs.

Les renseignements personnels collectées peuvent être sans s’y limiter :

• Information d’identité (nom complet. Date de naissance, NAS, etc.)

• Adresse postale

• Courriel

• Téléphone

Détention et utilisation :

Gestion Virtuelle MP s’assure de la pertinence et de l’exactitude des informations qu’elle possède lorsqu’elle les utilise pour prendre une décision concernant la personne concernée.

Gestion Virtuelle MP ne peut utiliser les renseignements personnels que pour les fins mentionnées ici ou lors de la collecte. Si Gestion Virtuelle MP veut les utiliser autrement, il doit demander un nouveau consentement à la personne concernée, qui doit être explicite si le renseignement est sensible.

Gestion Virtuelle MP doit s’assurer que l’accès à un renseignement personnel soit restreint aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont le droit de le consulter et pour qui ce renseignement est pertinent pour leurs activités professionnelles.

Gestion Virtuelle MP peut aussi obtenir des renseignements personnels à l’aide de moyens technologiques tels que des formulaires Web ou des témoins incorporés dans un site web géré par Gestion Virtuelle MP.

4. Conservation et destruction des renseignements personnels

Gestion Virtuelle MP s’engage à respecter la durée de conservation de vos renseignements personnels qu’elle a établie pour chaque objectif pour lequel ils ont été collectés, conformément à la loi. Si le traitement de vos renseignements personnels n’est plus justifié par un intérêt

commercial légitime, nous les effacerons ou les rendrons anonymes. Si cela n’est pas faisable (par exemple, si vos renseignements personnels sont archivés dans des sauvegardes), nous assurerons la sécurité de vos renseignements personnels et empêcherons qu’ils soient utilisés jusqu’à ce qu’ils puissent être effacés.

5. Vos droits

Pour exercer ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit envoyer une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels de Gestion Virtuelle MP, à l’adresse courriel mentionnée à la dernière section de cette politique.

En vertu de la loi, les personnes visées peuvent demander à Gestion Virtuelle MP l’accès à leurs renseignements personnels et leur correction s’ils sont erronés, incomplets ou ambigus. Elles peuvent aussi exiger que tout renseignement personnel les concernant qui est conservé par Gestion Virtuelle MP soit supprimé.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de Gestion Virtuelle MP a l’obligation de répondre par écrit à ces demandes dans un délai de 30 jours suivant la date de réception de la demande. Tout refus doit être expliqué et appuyé par la disposition légale applicable. Dans ces cas, la réponse doit mentionner les recours prévus par la loi et le délai pour les utiliser. Le responsable doit accompagner le requérant pour lui faire comprendre le refus au besoin.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

Gestion Virtuelle MP leur permet également de savoir quels renseignements personnels il détient sur elles, pendant combien de temps ils sont conservés et en avoir une copie.

6. Traitement des plaintes

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Gestion Virtuelle MP, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel indiquée à la dernière section de cette politique.

Gestion Virtuelle MP demande au plaignant de fournir son nom, ses coordonnées pour le contacter, y compris un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en étant assez précis pour que celle-ci puisse être examinée. Gestion Virtuelle MP s’engage à respecter la confidentialité de toute plainte reçue et à y apporter une réponse dans un délai de 30 jours.

7. Hébergement des renseignements

Vos renseignements personnels sont actuellement hébergés au Québec (Canada), mais certains renseignements peuvent être hébergés aux États-Unis par des fournisseurs de service. Vos renseignements personnels hébergés aux États-Unis sont régis par d’autres règles de protection des renseignements personnels, puisqu’ils sont soumis aux lois locales en vigueur et peuvent être communiqués aux gouvernements, aux tribunaux ou aux autorités de contrôle ou de régulation de ce pays, conformément à ce que prévoient ces lois.

8. Sécurité des renseignements

Gestion Virtuelle MP se soucie de protéger les renseignements personnels qu’elle traite, et prend des mesures de sécurité appropriées à cette fin. Malgré nos efforts, nous ne pouvons pas promettre ou garantir que vos renseignements partagés avec Gestion Virtuelle MP seront complètement protégés ou que vos renseignements sur la plate-forme ne sera pas exposés, révélés, altérés ou supprimés suite à la violation de l’une de nos mesures physiques, administratives ou techniques.

Comme il a été indiqué plus haut à propos de la restriction de l’accès aux renseignements personnels, Gestion Virtuelle MP a adopté des mesures appropriées pour limiter les droits d’utilisation de ses systèmes d’information afin que seuls les employés et où les sous-traitants qui en ont besoin soient habilités à y accéder.

9. Approbation et mises à jour de la politique de confidentialité

La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de Gestion Virtuelle MP. Elle peut être modifiée à l’occasion afin de maintenir la conformité avec la loi et de tenir compte de tout changement au processus de collecte des renseignements personnels.

10. Contact

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre politique de confidentialité, ou souhaitez exercer l’un ou l’autre des droits mentionnés dans la présente politique, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels.

Mélissa Plante

mplante@gestionvirtuelle.com

514 594-2993

612, rue du sentier-de-la-forêt Terrebonne, Québec, J6Y 1Z6